Tenggarong, intuisi.co – Kutai Kartanegara (Kukar), salah satu kabupaten terbesar di Kalimantan Timur, sedang dihadapkan pada tantangan besar dalam pengelolaan arsip. Dari 59 Organisasi Perangkat Daerah (OPD) yang bernaung di bawah pemerintah kabupaten, hanya lima yang tercatat mematuhi prosedur pemusnahan arsip sesuai ketentuan. Angka ini, seperti yang diungkapkan oleh Kepala Bidang Perlindungan dan Penyelamatan Arsip Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diarpus) Kukar, Varia Fadilah, menunjukkan kesenjangan yang mencolok dalam kesadaran akan pentingnya kearsipan.
“Dari 59 OPD, hanya lima yang sudah melakukan pemusnahan arsip. Ini menunjukkan rendahnya kesadaran akan pentingnya pengelolaan arsip yang baik,” ujar Varia dalam sebuah wawancara Sabtu (16/11/2024).
Di balik fakta itu, Bappeda Kukar muncul sebagai bintang terang. Tidak hanya menjadi satu dari sedikit OPD yang patuh, mereka bahkan berhasil meraih predikat A dalam penilaian tertib kearsipan. Dedikasi mereka tak hanya sekadar memenuhi kewajiban administratif, tetapi juga mencerminkan upaya untuk mewujudkan tata kelola pemerintahan yang efisien dan transparan.
“Bappeda Kukar menjadi contoh yang patut ditiru. Mereka menunjukkan dedikasi tinggi dalam memastikan pengelolaan arsip berjalan dengan baik,” tambah Varia.
Bappeda secara konsisten menjalankan pemusnahan arsip menggunakan prosedur standar. Arsip lama yang tidak lagi memiliki nilai guna dihancurkan dengan hati-hati, sehingga tidak hanya mengurangi beban ruang penyimpanan tetapi juga mencegah potensi penyalahgunaan dokumen. Namun, keberhasilan ini masih menjadi pengecualian.
Kendala di Balik Tumpukan Arsip
Sebagian besar OPD masih terjebak dalam persoalan klasik: minimnya sumber daya manusia yang kompeten di bidang kearsipan. Arsiparis profesional, yang seharusnya menjadi garda depan dalam pengelolaan arsip, masih langka di Kukar. Akibatnya, banyak arsip yang hanya menumpuk tanpa pengelolaan atau pemusnahan yang sesuai.
“Sebagian besar OPD tidak memiliki arsiparis atau petugas yang benar-benar memahami tata kelola arsip. Akibatnya, banyak arsip menumpuk tanpa proses pemusnahan yang sesuai,” jelas Varia.
Selain kendala sumber daya, ada tantangan lain yang bersifat kultural. Anggapan bahwa arsip adalah elemen administratif yang kurang penting membuat OPD enggan mengalokasikan perhatian dan sumber daya yang memadai.
Diarpus Kukar tidak tinggal diam. Berbagai inisiatif digelar untuk meningkatkan kesadaran dan kompetensi para pegawai OPD, termasuk pelatihan dan bimbingan teknis (Bimtek) tentang tata kelola arsip. Program magang kearsipan juga dihadirkan, melibatkan pegawai dari kecamatan-kecamatan seperti Sebulu, Muara Kaman, dan Muara Muntai.
“Kami terus mengupayakan peningkatan kompetensi melalui pelatihan. Magang ini bertujuan memberikan pengalaman langsung kepada pegawai agar memahami pentingnya pengelolaan arsip, termasuk pemusnahannya,” ujar Varia.
Diarpus juga menawarkan tiga metode pemusnahan arsip yang sesuai standar:
- Penghancuran dengan Mesin Penghancur Dokumen– Arsip lama dihancurkan dan hasilnya didaur ulang melalui Bank Sampah milik Dinas Lingkungan Hidup dan Kehutanan (DLHK).
- Penyimpanan di Record Center OPD– Arsip yang masih bernilai guna disimpan di fasilitas mandiri milik OPD.
- Pengiriman ke Gudang Arsip Diarpus– Arsip yang memerlukan penyimpanan jangka panjang dapat dititipkan di fasilitas milik Diarpus.
Langkah-langkah strategis ini, menurut Varia, bukan sekadar untuk membereskan arsip lama. Diarpus melihat pengelolaan arsip sebagai elemen penting dalam membangun tata kelola pemerintahan yang transparan dan akuntabel. Arsip, katanya, bukan hanya soal administrasi, tetapi cerminan kualitas pelayanan kepada masyarakat.
“Kami yakin dengan dukungan semua pihak, pengelolaan arsip di Kukar akan semakin baik. Ini bukan hanya soal memusnahkan arsip lama, tetapi juga tentang membangun sistem kearsipan yang mendukung visi Kukar sebagai kabupaten yang inovatif dan transparan,” tegas Varia.
Dengan harapan besar, tahun 2025 diproyeksikan menjadi tonggak baru bagi perubahan dalam tata kelola arsip di Kukar. Jika seluruh OPD bergerak bersama, bukan tidak mungkin tertib kearsipan akan menjadi bagian dari budaya kerja yang melekat, mengukuhkan Kukar sebagai kabupaten yang tidak hanya maju secara ekonomi, tetapi juga unggul dalam efisiensi dan tata kelola pemerintahan. (adv)
